POLÍTICA DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN, TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
REFERENCIAS: Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia. Derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre. Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio. Ley 1581 de 2012. Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. Decreto 1377 de 2013. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012. Circular 886 de 2014. Por la cual se reglamente el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos. Circular Externa 02 de 2015. Por la cual la Superintendencia de Industria y Comercio impartió instrucciones a los responsables del tratamiento de datos personales, personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las cámaras de comercio y sociedades de economía mixta, para efectos de realizar la inscripción de sus bases de datos en el registro nacional de bases de datos a partir del 9 de noviembre de 2015. Decreto 1074 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
PRIMERO: Objetivo. La sociedad comercial de servicios legales BAUTISTA & PÉREZ ASESORES LEGALES Y FINANCIEROS S.A.S. BIC - B & P ASESORES S.A.S. BIC, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C., con línea de contacto para asuntos de protección y tratamiento de datos personales, así como para asuntos de habeas data en datopersonal@byplegalfinanciero.com. BAUTISTA & PERÉZ ASESORES LEGALES Y FINANCIEROS S.A.S. BIC en lo sucesivo “B & P” pone a conocimiento de la ciudadanía en general y en especial a los Titulares de los Datos Personales, en los términos se definen adelante en esta política, que sean gestionados, administrados o tratados de cualquier manera por B & P esta política de tratamiento de la información, en lo sucesivo la “Política”, dando cumplimiento con ello a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1377 de 2013 y a cualquier norma que los sustituya o modifique, adicione o revoque. El fin principal de la Política es poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales los derechos a los que se hacen acreedores, los procedimientos y mecanismos dispuestos por B & P para hacerlos efectivos; informar quiénes son las personas autorizadas dentro de B & P de atender las consultas, preguntas, reclamos y quejas, y darles a conocer el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su autorización expresa, previa e informada.
SEGUNDO: Alcance. La presente Política es de aplicación para cualquier persona Titular de los Datos Personales que sean tratados de cualquier forma por B & P.
TERCERO: Definiciones. Las palabras y expresiones utilizadas en mayúsculas en esta Política tendrán el significado que aquí se les otorga, o el significado prevalente y primordial que la Ley o la jurisprudencia y en general la norma jurídica aplicable les den. Cualquier diferencia o contradicción que exista entre los términos aquí definidos y los establecidos en la Ley, se preferirán aquellos señalados en la Ley. AUTORIZACIÓN: Es el acto de consentimiento previo, expreso e informado que proviene del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales. Para que esta autorización sea válida debe constar en un soporte físico, documental o digital como mensaje de datos. DATO: Información sobre algo concreto que permite su conocimiento exacto o sirve para deducir las consecuencias derivadas de un hecho. BASE DE DATOS: Es el conjunto organizado y dispuesto para el almacenamiento de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, alojamiento, organización, soporte físico o digital y acceso. DATO FINANCIERO: Es todo Dato Personal referido al origen, historia, ejecución, castigo, persecución, negociación y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato del que estas deriven o provengan, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen. DATO PERSONAL: Es cualquier dato que provea información mediante la cual se pueda identificar, vincular o asociar a una o varias personas naturales determinadas o determinables. DATO BIOMÉTRICO: Es toda aquel atributo o propiedad física, fisiológica, genética, de comportamiento o rasgo de la personalidad, atribuible a una sola persona natural y que es medible. Los datos biométricos se dividen en dos grupos, de acuerdo con las características individuales que registran.Características físicas, fisiológicas y genéticas: Huella dactilar. Reconocimiento facial. Reconocimiento de iris. Geometría de la mano. Reconocimiento de retina. Reconocimiento vascular. Genotipo. Fenotipo. Características del comportamiento y la personalidad: Reconocimiento de firma. Reconocimiento de escritura. Reconocimiento de voz. Reconocimiento de escritura de teclado. Reconocimiento de la forma de andar. Reconocimiento de utilización, preferencias y gustos en redes sociales. DATO PÚBLICO: Es el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y, en consecuencia, es aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. DATO SEMIPRIVADO: Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales.DATO SENSIBLE: Es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o grumos determinados, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otras, que dispone o decide sobre la Base de Datos o el Tratamiento de Datos. Sea esta quien lo haya recolectado o no. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. TITULAR: Es la persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento, como consecuencia de la relación que tiene el Titular y B & P. TRANSFERENCIA: Tiene lugar cuando el Responsable o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia envía la información de los Datos Personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del territorio nacional. TRANSMISIÓN: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación a un tercero de esta información dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado en nombre y por cuenta del Responsable, para cumplir con las finalidades del Responsable. TRATAMIENTO: Es toda gestión, operación y procedimiento, sistemático o no, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su Transferencia o Transmisión a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos. HABEAS DATA: En Colombia, es el Derecho que consiste en permitir a los ciudadanos conocer, actualizar, eliminar y rectificar toda la información que tengan las diferentes entidades y Bases de Datos del país, tanto públicas como privadas. Surgió como parte fundamental de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política. Este derecho se encuentra regulado en la Ley 1266 de 2008 y la Ley 1581 de 2012. ANONIMIZACIÓN: La anonimización es el proceso de convertir o presentar los datos de una forma tal que no se pueda dar con la identificación de individuos o personas. AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a estas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
CUARTO: B & P, en el desarrollo de sus actividades comerciales recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá, transferirá y en general Tratará los Datos Personales de los Titulares, de conformidad con las finalidades establecidas en la presente Política.
QUINTO: B & P, en el desarrollo de sus actividades comerciales recibirá de sus clientes, asociados o aliados comerciales Datos Personales o Bases de Datos, a título de Encargada, mediante Trasmisión de información o Datos Personales.
SEXTO: En todo Tratamiento de Datos Personales realizado por B & P, los Responsables, Encargados o terceros a quienes se les transfiera o trasmita Datos Personales, deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la Ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho al Habeas Data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones legales y a los lineamientos internos de B & P.
SÉPTIMO: Principios. B & P, los principios y lineamientos de que trata el artículo anterior son los enunciados a continuación, sin detrimento a que de ser necesario se deba cumplir con algún adicional en pro de la garantía efectiva de la protección de Datos Personales y el derecho al Habeas Data de los Titulares: AUTORIZACIÓN PREVIA, EXPRESA E INFORMADA: Todo Tratamiento de Datos Personales solo se llevará cabo una vez se haya obtenido la Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla. En caso de que los Datos Personales hayan sido obtenidos con anterioridad a la expedición del Decreto 1377 de 2013, B & P o el Responsable, según sea el caso, buscará los medios ordinarios y alternativos pertinentes para convocar a los Titulares y obtener su autorización retroactiva, siguiendo los lineamientos establecidos en dicho Decreto y las normas concordantes. FINALIDAD AUTORIZADA: Toda actividad de Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a las finalidades mencionadas en esta Política o a las mencionadas en la Autorización otorgada por el Titular de los Datos Personales, o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de Tratamiento de Datos Personales. La finalidad del Tratamiento particular de un Dato Personal debe ser informada al Titular del Dato Personal de manera separada o individual al momento de obtener su Autorización. Los Datos Personales no podrán ser tratados por fuera de las finalidades informadas y consentidas por los Titulares de los Datos. CALIDAD DEL DATO PERSONAL: El Dato Personal sometido a Tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, segmentados, compartimentados o encriptados, B & P deberá abstenerse de Tratarlos, o solicitar a su titular la completitud, acceso o corrección de la información. ENTREGA DE INFORMACIÓN AL TITULAR: Cuando el Titular lo solicite, B & P deberá entregarle la información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan al solicitante. Esta entrega de información la llevará a cabo la dependencia de B & P encargada de la protección de Datos Personales. CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados por aquel personal de B & P que cuente con autorización para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrá entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido habilitados por B & P para llevar a cabo el Tratamiento. TEMPORALIDAD: B & P no usará la información del titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular de los Datos Personales. ACCESO RESTRINGIDO/SEGURIDAD: Salvo por los Datos Personales expresamente autorizados, B & P no podrá hacer disponibles Datos Personales para su acceso a través de internet, redes sociales, medios periodísticos, u otros medios de comunicación masiva, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas. CONFIDENCIALIDAD: B & P debe siempre realizar el Tratamiento disponiendo las medidas técnicas, tecnológicas, humanas y administrativas que resulten necesarias para mantener la confidencialidad del Dato Personal y para evitar que sea éste adulterado, modificado, consultado, usado, accedido, convertido, eliminado, o conocido por personas no Autorizadas, o que el Dato Personal se pierda. Todo nuevo proyecto que implique el Tratamiento de Datos Personales por parte de B & P, deberá hacer referencia a esta Política de Tratamiento para asegurar el cumplimiento de esta regla. CONFIDENCIALIDAD Y TRATAMIENTO POSTERIOR: Todo Dato Personal que no sea Dato Público debe tratarse por los Responsables y Encargados como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y B & P haya terminado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo Tratados de conformidad con esta Política y con la Ley. INDIVIDUALIDAD: B & P mantendrá de manera separada las Bases de Datos en las que tiene la calidad de Encargada de las Bases de Datos en las que tiene la calidad de Responsable. NECESIDAD: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados durante el tiempo y en la medida que el propósito de su Tratamiento lo justifique. DEBER DE ANONIMIZAR: En toda situación o vento en que B & P deba entregar determinada información que potencialmente pueda contener Datos Personales de Titulares distintos a quien como titular esté solicitando la información deberá anonimizarla de tal manera que no sea posible la identificación de otro individuo distinto del que particularmente se esté solicitando la información.
OCTAVO: Tratamiento de Datos Personales. Los Datos Personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo con la finalidad o finalidades que tenga cada tipo de Tratamiento.
NOVENO: Tratamiento de Datos Personales de niñas, niños y adolescentes. B & P Tratará los Datos Personales de un menor de 18 años, siempre que exista el consentimiento previo y expreso de padres o tutores legales. En estos casos, los padres o tutores legales pueden cambiar o revocar la Autorización tal como se describe en esta Política. Adicionalmente, el Tratamiento de los Datos Personales de niñas, niños y adolescentes, cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos:
El Tratamiento responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
En todo momento se asegurará el respeto de sus derechos fundamentales.
El niño, niña o adolescente será escuchado, y su opinión será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Estas mismas reglas serán aplicables tratándose de los Datos Personales de personas que pese a tener la mayoría de edad, se encuentre en condición de interdicción o discapacidad intelectual que a su vez cuenten con tutor o curador.
DÉCIMO: Tratamiento de Datos Sensibles. B & P podrá solicitar los Datos Sensibles que expresamente se mencionarán en cada Autorización. En todo caso, B & P observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles, sometiendo a Tratamiento los Datos Sensibles únicamente cuando el Titular haya otorgado su Autorización, salvo en los casos en que la ley no requiera de dicha Autorización. Cuando B & P solicite Datos Sensibles, le informará qué tipo de Datos Personales tienen esta categoría y no condicionará, en ningún caso, ninguna actividad a la entrega de Datos Sensibles.
Los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de esos Datos Personales y, por lo tanto, solo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información.
DÉCIMO PRIMERO: Finalidades del Tratamiento. B & P realizará el Tratamiento de los Datos Personales para las finalidades informadas al momento en que el Dato Personal sea recolectado y que sean expresamente consentidas. Así mismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades: Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos, legales, procesales y contables de B & P. Cumplir con los procesos internos de B & P en materia de gestión en litigios, negociaciones, conciliaciones, gestión y recaudo de cartera, administración de proveedores, contratistas y nómina de empleados. Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de B & P, con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados, incluyendo, pero sin limitarse a la verificación de afiliaciones y derechos de los individuos a los cuales los clientes de B & P prestarán sus servicios, utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos. El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT/SAGRILAFT. El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y Bases de Datos de B & P. Procesos al interior de B & P, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas. La transmisión y transferencia de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, incluyendo pero sin limitarse a la expedición de carnets, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. En cualquier caso, los terceros estarán obligados en los términos de esta Política. Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes. Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas internas de B & P. Atención y respuesta de Peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias (PQRSD). Adelantar las acciones de cobro y de recuperación de cartera.
DÉCIMO SEGUNDO: Derechos del Titular de los Datos Personales. De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos: DERECHO DE ACTUALIZACIÓN: Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a B & P o los Encargados del Tratamiento de estos. Este derecho se podrá ejercer frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. DERECHO DE PRUEBA: Solicitar prueba de la Autorización otorgada a B & P, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen, o cuando se haya presentado la continuidad del Tratamiento según lo previsto en el numeral 4 del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013. DERECHO DE INFORMACIÓN: Presentar solicitudes respetuosas y oportunas ante B & P o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que se le ha dado a sus Datos Personales, y a que se le entreguen la información al respecto. DERECHO DE QUEJAS Y RECLAMOS: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante B & P de acuerdo con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012. DERECHO DE REVOCACIÓN: Revocar su Autorización o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de B & P, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento B & P o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la Base de Datos de B & P. DERECHO DE ACCESO: Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013. DERECHO DE CONOCIMIENTO: Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información. Así como conocer a la dependencia o persona facultada por B & P frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales. DERECHO DE SUPRESIÓN: Solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en virtud de la cual no sea posible dicha supresión. Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su documento de identificación o copia de este. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo, podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.
DÉCIMO TERCERO: Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos. B & P ha designado a la gestión de Servicio al Cliente como área a cargo de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. La persona designada de Servicio al Cliente tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta Política. Las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son: Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o esta Política, como por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes para conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales; solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales; solicitudes de actualización de los Datos Personales; solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley, entre otras. Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley. Los datos de contacto del Servicio al Cliente en relación con Datos Personales son: Dirección electrónica: datopersonal@byplegalfinanciero.com, Cargo de la persona de contacto: Analista de Servicio al Cliente. DUODÉCIMO: Procedimientos para ejercer los derechos de los Titulares de los Datos Personales. A. CONSULTAS: B & P dispondrá de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y los representantes de menores de edad Titulares, formulen consultas respecto de cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de B & P. Estos mecanismos podrán ser físicos como trámite de ventanilla, electrónicos a través del correo de Servicio al Cliente datopersonal@byplegalfinanciero.com, encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos. Cualquiera que sea el medio, B & P guardará prueba de la consulta y su respuesta. En consecuencia, los siguientes son los pasos a seguir para la presentación de consultas: Las solicitudes se deberán formular por escrito de manera respetuosa. La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredita que esta actúa en representación del Titular de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada. Para ello puede solicitar el documento de identificación del Titular o copia de este, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso. Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, B & P recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las Bases de Datos de B & P. La persona asignada para atender la consulta dará respuesta dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente al de la fecha en la que la solicitud fue recibida por B & P. En todo caso, la respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por B & P. B. RECLAMOS: B & P dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representante o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, o los representantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos respecto de: (a) Datos Personales Tratados por B & P que deben ser objeto de corrección, actualización, supresión o revocatoria de la Autorización o (b) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de B & P. Estos mecanismos podrán ser físicos como trámite de ventanilla, electrónicos a través del correo de Servicio al Cliente para los asuntos relacionados con esta Política datopersonal@byplegalfinanciero.com, encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos. Cualquiera que sea el medio, B & P guardará prueba del reclamo y su respuesta. En consecuencia, los siguientes son los pasos a seguir para la presentación de reclamos: El reclamo se formulará mediante solicitud escrita de manera respetuosa. La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada. Para ello puede solicitar la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso. El reclamo debe contener la siguiente información: (a) Nombre y número de documento de identificación del Titular, así como de quien actúe por este. (b) Los datos de contacto; dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto. (c) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante. (d) La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos. (e) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección, revocatoria, supresión, o cumplimiento de deberes). (f) Los documentos que se quiera hacer valer. (g) firma del documento que contenga el reclamo, correo electrónico, nombre y número de identificación del solicitante del reclamo. Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, B & P requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de B & P no es competente para resolverlo, dará traslado al Analista de Servicio al Cliente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante. Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de B & P donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. C. REVOCATORIA: El Titular puede revocar la Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o exista una obligación legal o contractual, o un mandamiento judicial o administrativo de autoridad competente.
DÉCIMO CUARTO: Seguridad de la Información. En desarrollo del principio de seguridad, B & P ha adoptado medidas técnicas, tecnológicas, administrativas y humanas razonables para proteger los Datos Personales de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y a las personas autorizadas por B & P de acuerdo con esta Política. B & P no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular o de las personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional. Es importante tener en cuenta que internet es una red global de comunicación e información que implica la transmisión y transferencia de información en una red mundial. En este sentido, pese a que B & P cuenta con medidas necesarias para la protección de los Datos Personales, es posible que estos se vean afectados por las fallas propias de internet.
DÉCIMO QUINTO: Vigencia. Esta Política rige a partir del 1 de enero de 2021. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política y la respectiva Autorización, para las cuales fueron recolectados.
DÉCIMO SEXTO: Modificaciones. Esta Política podrá ser modificada por B & P cuando así lo requiera sin previa notificación, siempre que se trate de modificaciones no sustanciales. De lo contrario, serán comunicadas previamente a los Titulares.